CAPATAZSupport
Need help? Email interactiveplaygd@gmail.com. Tell us your business name, what you were trying to do, and what happened. A screenshot helps.
You can write in English or Spanish.
How do I add my crew?
Open Team (under More on iPhone) and tap Invite. Capataz makes a code that works once and lasts 14 days; send it on WhatsApp. Your crew member installs Capataz, creates an account, taps Join my team and enters the code.
Can my crew see prices?
No. Crew see only their own visits, addresses, instructions, hours and photos. They never see prices, invoices or anyone else's pay. Whether they can call or WhatsApp the client is up to you, in Settings.
How do my clients pay me?
Capataz doesn't process payments. Clients pay you directly by Zelle, check, cash, card or your own payment link, and you record the payment on the job. Add your payment details in Business details and they print on every invoice.
Does it work in Spanish?
Yes. The app follows each phone's language, so the office can work in English while the crew works in Spanish. Estimates and invoices go out in each client's language.
How do I scan a receipt?
In Money → Business, or on a job, tap Scan receipt and take a photo of the whole receipt. Capataz reads the store, the date and every item with Claude, an AI service from Anthropic; the first time, it asks before sending the photo. Check it and tap Save. Nothing is recorded until you do. Tap an item to send it to another job or to your business expenses.
How do I import my card or bank statement?
On your bank's website, download the transactions as a CSV file (not PDF). In Capataz, open Money → To sort → Import a card or bank statement, choose the card and the file, and check that one sample line is right. Capataz matches charges to your receipts and payments and skips card payments. Importing the same file twice doesn't duplicate anything.
What do I do with a charge in To sort?
Tap it and choose Job, Business or Personal. Personal charges don't count as expenses, go to your accountant as owner draws, and your office staff don't see them. Turn on Always do this and Capataz sorts that store on its own next time; change that in Settings → Sorting rules.
How do I send my numbers to my accountant?
Open Money → Summary, scroll down and tap For my accountant. Pick the dates and you get one ZIP file: general ledger, profit and loss, jobs, what you're owed, sales tax, 1099 totals, your statements and your receipt photos. Send it by email or save it to Files. Capataz organizes the records; it doesn't give tax advice.
Can I bring in my existing clients?
Yes. In Clients, import them from your Contacts or from a spreadsheet saved as CSV. You can add what each client already owes you.
What is the sample job?
New businesses start with one sample job, client and worker so you can see how everything works. Remove them any time in Settings → Remove sample data. Your own records aren't touched.
How do I delete my account?
Go to Settings → Account → Delete account. If you own the business, this also deletes its jobs, clients, documents, payments and photos, and your team is removed from it. Crew and office accounts delete only their own login. For your security, Capataz asks you to sign in again first.
Ayuda
¿Necesitas ayuda? Escríbenos a interactiveplaygd@gmail.com. Dinos el nombre de tu negocio, qué estabas haciendo y qué pasó. Una captura de pantalla ayuda.
Puedes escribir en español o en inglés.
¿Cómo agrego a mi cuadrilla?
Abre Equipo (en Más en el iPhone) y toca Invitar. Capataz crea un código que sirve una sola vez y dura 14 días; mándalo por WhatsApp. Tu trabajador instala Capataz, crea su cuenta, toca Unirme a mi equipo y escribe el código.
¿Mi cuadrilla puede ver los precios?
No. La cuadrilla solo ve sus visitas, direcciones, instrucciones, horas y fotos. Nunca ve precios, facturas ni lo que gana otra persona. Tú decides en Ajustes si pueden llamar o escribir por WhatsApp al cliente.
¿Cómo me pagan mis clientes?
Capataz no procesa pagos. Tus clientes te pagan directamente por Zelle, cheque, efectivo, tarjeta o tu propio enlace de pago, y tú registras el pago en el trabajo. Agrega tus datos de pago en Datos del negocio y salen en cada factura.
¿Funciona en español?
Sí. La app sigue el idioma de cada teléfono, así la oficina puede trabajar en inglés y la cuadrilla en español. Las cotizaciones y facturas salen en el idioma de cada cliente.
¿Cómo escaneo un recibo?
En Dinero → Negocio, o en un trabajo, toca Escanear recibo y toma una foto de todo el recibo. Capataz lee la tienda, la fecha y cada artículo con Claude, un servicio de IA de Anthropic; la primera vez te pregunta antes de enviar la foto. Revísalo y toca Guardar. Nada se registra hasta entonces. Toca un artículo para enviarlo a otro trabajo o a los gastos de tu negocio.
¿Cómo importo el estado de cuenta de mi tarjeta o banco?
En el sitio de tu banco, descarga los movimientos como archivo CSV (no PDF). En Capataz, abre Dinero → Por ordenar → Importar estado de cuenta de tarjeta o banco, elige la tarjeta y el archivo, y revisa que una línea de ejemplo esté bien. Capataz une los cargos con tus recibos y pagos, y omite los pagos a la tarjeta. Importar el mismo archivo dos veces no duplica nada.
¿Qué hago con un cargo en Por ordenar?
Tócalo y elige Trabajo, Negocio o Personal. Los cargos personales no cuentan como gastos, le llegan a tu contador como retiros del dueño, y tu oficina no los ve. Activa Hacer esto siempre y Capataz ordena esa tienda por su cuenta la próxima vez; puedes cambiarlo en Ajustes → Reglas para ordenar.
¿Cómo le mando mis números a mi contador?
Abre Dinero → Resumen, baja y toca Para mi contador. Elige las fechas y obtienes un solo archivo ZIP: libro mayor, pérdidas y ganancias, trabajos, lo que te deben, impuesto sobre ventas, totales 1099, tus estados de cuenta y las fotos de tus recibos. Envíalo por correo o guárdalo en Archivos. Capataz organiza los registros; no da asesoría fiscal.
¿Puedo traer a mis clientes de antes?
Sí. En Clientes, impórtalos desde tus Contactos o desde una hoja de cálculo guardada como CSV. Puedes agregar lo que cada cliente ya te debe.
¿Qué es el trabajo de ejemplo?
Los negocios nuevos empiezan con un trabajo, un cliente y un trabajador de ejemplo para que veas cómo funciona todo. Quítalos cuando quieras en Ajustes → Quitar datos de ejemplo. Tus propios datos no se tocan.
¿Cómo borro mi cuenta?
Ve a Ajustes → Cuenta → Eliminar cuenta. Si eres el dueño del negocio, también se borran sus trabajos, clientes, documentos, pagos y fotos, y tu equipo queda fuera de él. Las cuentas de cuadrilla y oficina solo borran su propio acceso. Por seguridad, Capataz te pide volver a iniciar sesión primero.